Groupe MALLET
Comment faciliter la gestion des factures d'un groupe spécialisé en génie électrique et aménagement intérieur ?
Groupe Mallet est un acteur important dans son secteur, gérant quotidiennement un volume significatif de transactions. Pour optimiser et fiabiliser ses processus de facturation, l'entreprise avait besoin d'une solution digitale permettant de centraliser, suivre et gérer efficacement l'ensemble de ses factures clients et fournisseurs. Nous avons conçu une application de gestion de factures sur-mesure, pensée pour les équipes administratives et financières, afin de simplifier la saisie des données, d'assurer le suivi des échéances et des paiements, et de faciliter le reporting financier. Un gain d'efficacité et de contrôle essentiel pour la bonne gestion et la santé financière de l'entreprise.
Une interface claire et connectée pour gérer les flux de facturation
Nous avons conçu une interface sur-mesure à destination des équipes administratives et financières du Groupe Mallet, pour accompagner le traitement des factures au quotidien et structurer l’ensemble des données liées aux transactions commerciales et aux flux de paiement.
Pensée pour s’intégrer naturellement aux processus comptables existants, l’application permet une gestion claire, centralisée et organisée des informations de facturation.
L’outil est directement connecté à l’API Pennylane, ce qui permet de synchroniser automatiquement les données comptables sans ressaisie manuelle. Cette interconnexion garantit la fiabilité des flux, tout en simplifiant le travail administratif des équipes.
Structurer les processus avec des statuts clairs et des relances pilotées
Le traitement des factures repose sur un processus fluide et encadré, adapté aux réalités de terrain. Chaque document évolue selon des statuts internes qui reflètent son avancement : de sa création à l’accord de paiement, jusqu’à l’encaissement.
Sur chaque facture, les utilisateurs peuvent ajouter des notes, consigner un appel, ou envoyer manuellement une relance par e-mail. Ces actions renforcent le suivi sans complexifier l’usage.
Dès qu’une date d'accord est enregistré, un système de relance automatisée prend le relais : des emails sont envoyés à différents intervalles, jusqu’au paiement.
Résultat : un système qui combine pilotage précis, automatisation intelligente et gain de temps opérationnel.
Responsables d’affaires et d’agence : une gestion alignée sur l’organisation interne
Chaque client est associé à un ou plusieurs responsables d’affaires, eux-mêmes rattachés à un responsable d’agence. Cette structure reflète l’organisation réelle du Groupe Mallet et permet une attribution claire des responsabilités.
L’outil facilite ainsi la collaboration entre les différents niveaux hiérarchiques, tout en assurant une meilleure visibilité sur les dossiers suivis, les encours clients et les éventuelles zones de friction. Les données sont filtrables par client, responsable d'affaires ou d'agence, pour un pilotage ciblé.
Des tableaux de bord adaptés à chaque profil utilisateur
L’application embarque un dashboard dynamique, qui s’adapte selon les rôles :
- Les responsables d’affaires disposent d’une vue dédiée à leurs clients, avec les factures en attente, les relances en cours et les actions à suivre.
- Les équipes dirigeantes accèdent à une vision stratégique globale : clients sans responsable assigné, comptes sans email comptable, factures bloquées, etc.
Les listes de factures sont filtrables selon divers critères (statut, client, période, responsable…), puis exportables en PDF en un clic, sans limite de pagination, grâce à l’intégration du service Gotenberg. Idéal pour générer des documents de synthèse ou des rapports partagés.
Un tableau de bord comptable pour piloter les encaissements semaine par semaine
Un dashboard dédié aux équipes comptables et à la direction offre une lecture claire et structurée des encaissements réalisés et attendus, semaine par semaine. Véritable outil de reporting financier interne, il permet d’avoir une vision précise de la trésorerie, à jour et exploitable au quotidien.
En croisant les données de facturation, les échéances et les dates d’accord client, ce tableau de bord met aussi en évidence les factures qui auraient dû être encaissées mais qui ne le sont pas encore.
Cette capacité à repérer rapidement les décalages permet aux équipes de déclencher des relances ciblées, de prioriser les actions, et de mieux anticiper les tensions de trésorerie.
Des relances automatiques pour réduire les impayés
Pour adresser l'enjeu stratégique des factures impayées, l'application intègre un système de relances automatiques conçu pour accélérer le recouvrement des créances du Groupe Mallet.
Ce système automatise l'intégralité du processus de relances pour réduire les chances de factures impayés :
-
Les rappels de courtoisie : Quelques jours avant la date d'échéance, un courriel préventif est automatiquement envoyé au client. Cette démarche professionnelle permet de réduire significativement les oublis de paiement et de maintenir une bonne relation commerciale.
-
Les relances automatiques et progressives : Dès qu'une facture dépasse son terme, l'application enclenche un système de relances personnalisées. Le ton et la fréquence des communications s'adaptent au nombre de jours de retard pour maximiser l'efficacité.
Ce système transforme le recouvrement en un processus fiable et sans effort. L'historique complet des mails est archivé pour client, offrant une visibilité parfaite.