Faciliter la gestion des factures d'un groupe spécialisé en génie électrique et aménagement intérieur
le Groupe Mallet assure le suivi complet des projets et la réalisation personnalisée des travaux. De l’analyse technique initiale jusqu’à la livraison finale, il s’appuie sur une équipe entièrement intégrée et dédiée. Doté des moyens nécessaires, le Groupe Mallet prend en charge une large gamme de missions pour une clientèle aux besoins variés.
Groupe Mallet
Génie électrique
2025
Contexte & résultats
Groupe Mallet est un acteur important dans son secteur, gérant quotidiennement un volume significatif de transactions. Pour optimiser et fiabiliser ses processus de facturation, l'entreprise avait besoin d'une solution digitale permettant de centraliser, suivre et gérer efficacement l'ensemble de ses factures clients et fournisseurs.
de réduction du temps de traitement
de diminution des erreurs de saisie
d'accélération des délais de paiement
de conformité et traçabilité
Une interface claire et connectée pour gérer les flux de facturation
Nous avons conçu une interface sur-mesure à destination des équipes administratives et financières du Groupe Mallet, pour accompagner le traitement des factures au quotidien et structurer l’ensemble des données liées aux transactions commerciales et aux flux de paiement.
Pensée pour s’intégrer naturellement aux processus comptables existants, l’application permet une gestion claire, centralisée et organisée des informations de facturation.
L’outil est directement connecté à l’API Pennylane, ce qui permet de synchroniser automatiquement les données comptables sans ressaisie manuelle. Cette interconnexion garantit la fiabilité des flux, tout en simplifiant le travail administratif des équipes.
Structurer les processus avec des statuts clairs et des relances pilotées
Le traitement des factures repose sur un processus fluide et encadré, adapté aux réalités de terrain. Chaque document évolue selon des statuts internes qui reflètent son avancement : de sa création à l’accord de paiement, jusqu’à l’encaissement.
Sur chaque facture, les utilisateurs peuvent ajouter des notes, consigner un appel, ou envoyer manuellement une relance par e-mail. Ces actions renforcent le suivi sans complexifier l’usage.
Dès qu’une date d'accord est enregistré, un système de relance automatisée prend le relais : des emails sont envoyés à différents intervalles, jusqu’au paiement.
Résultat : un système qui combine pilotage précis, automatisation intelligente et gain de temps opérationnel.
Responsables d’affaires et d’agence : une gestion alignée sur l’organisation interne
Chaque client est associé à un ou plusieurs responsables d’affaires, eux-mêmes rattachés à un responsable d’agence. Cette structure reflète l’organisation réelle du Groupe Mallet et permet une attribution claire des responsabilités.
L’outil facilite ainsi la collaboration entre les différents niveaux hiérarchiques, tout en assurant une meilleure visibilité sur les dossiers suivis, les encours clients et les éventuelles zones de friction. Les données sont filtrables par client, responsable d'affaires ou d'agence, pour un pilotage ciblé.
Des tableaux de bord adaptés à chaque profil utilisateur
L’application embarque un dashboard dynamique, qui s’adapte selon les rôles :
- Les responsables d’affaires disposent d’une vue dédiée à leurs clients, avec les factures en attente, les relances en cours et les actions à suivre.
- Les équipes dirigeantes accèdent à une vision stratégique globale : clients sans responsable assigné, comptes sans email comptable, factures bloquées, etc.
Les listes de factures sont filtrables selon divers critères (statut, client, période, responsable…), puis exportables en PDF en un clic, sans limite de pagination, grâce à l’intégration du service Gotenberg. Idéal pour générer des documents de synthèse ou des rapports partagés.