Facturation électronique obligatoire : brancher son ERP ou son logiciel métier sur une Plateforme Agréée

Votre ERP produit chaque mois des centaines de factures, les transforme en PDF et les envoie par e-mail à vos clients. Depuis le 1er septembre 2026, ce circuit ne suffit plus aux grandes entreprises et aux ETI, et il ne suffira plus aux PME et micro-entreprises au plus tard le 1er septembre 2027. Pour la DGFiP (Direction générale des Finances publiques), une facture électronique est émise, transmise et reçue sous un format numérique qui permet un traitement automatisé, avec 34 données structurées, et le Code général des impôts impose qu'elle passe par une Plateforme Agréée, un opérateur immatriculé par l'administration fiscale. Sa FAQ « Tout savoir sur la facturation électronique » le dit sans détour : ce n'est pas un PDF envoyé par e-mail.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France doivent désormais pouvoir recevoir leurs factures par une Plateforme Agréée ; les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre par ce canal. La question n'est donc plus de savoir si la réforme vous concerne, mais comment brancher l'ERP, le logiciel métier ou l'application maison qui sort vos factures sans casser la facturation, ni la trésorerie qui en dépend.

Ce guide s'adresse aux DAF, DSI et dirigeants qui pilotent ce raccordement. Il ne demande aucune compétence de développement. Au bout des dix étapes, vous disposez d'une feuille de route de raccordement : où se situe chaque entité, ce que le logiciel doit savoir faire, quelle voie de branchement choisir, comment tester et basculer, et quelles preuves conserver pendant la phase de démarrage.

Avant de commencer

Le raccordement se prépare avec quelques informations que l'on a rarement sous la main au même endroit. Réunissez-les avant la première réunion avec votre éditeur ou votre prestataire :

• la taille légale de chaque entité, identifiée par son SIREN, au sens de la loi de modernisation de l'économie (LME) ;
• l'origine des factures : ERP (éditeur, version, hébergement), logiciel métier, application développée en interne, tableur ou logiciel comptable ;
• la liste des flux : ventes B2B en France, ventes aux particuliers, export et intracommunautaire, achats fournisseurs, avoirs, acomptes ;
• les interlocuteurs : éditeur de l'ERP, expert-comptable, comptabilité clients et fournisseurs, DSI ou prestataire de l'application maison ;
• le nom de la Plateforme Agréée de réception, si l'entreprise en a déjà choisi une.

Étape 1 : situer chaque entité dans le calendrier

But : savoir, pour chaque SIREN, ce qui est déjà obligatoire et ce qui le sera en 2027. Les trois obligations de la réforme n'arrivent pas toutes en même temps.

Obligation	Grandes entreprises et ETI	PME et micro-entreprises
Recevoir les factures électroniques	Depuis le 1er septembre 2026	Depuis le 1er septembre 2026
Émettre les factures électroniques	Depuis le 1er septembre 2026	Au plus tard le 1er septembre 2027
Transmettre les données de e-reporting	Depuis le 1er septembre 2026	Au plus tard le 1er septembre 2027

Le e-reporting désigne la transmission à l'administration, via la Plateforme Agréée, des données qui ne passent pas par une facture électronique entre entreprises françaises : ventes aux particuliers, opérations internationales et données de paiement des prestations de services. Il suit le même calendrier que l'émission, comme le rappelle la page calendrier d'impots.gouv.fr.

La taille ne se déduit pas du groupe mais de chaque unité légale, identifiée par son SIREN. Selon la FAQ « J'approfondis » de la DGFiP, elle s'apprécie au 1er janvier 2025, sur le dernier exercice clos avant cette date (à défaut, sur le premier exercice clos à compter de cette date), avec les critères de la LME : une micro-entreprise compte moins de 10 personnes et un chiffre d'affaires ou un total de bilan de 2 millions d'euros au plus ; une PME moins de 250 personnes et un chiffre d'affaires de 50 millions d'euros au plus ou un bilan de 43 millions d'euros au plus ; une ETI moins de 5 000 personnes et un chiffre d'affaires de 1 500 millions d'euros au plus ou un bilan de 2 000 millions d'euros au plus. Au-delà, c'est une grande entreprise. Conséquence directe pour un groupe : la société mère peut être soumise à l'émission depuis septembre 2026 quand une filiale ne le sera qu'en 2027.

Deux nuances complètent le tableau. Les opérations exonérées de TVA en application des articles 261 à 261 E du Code général des impôts (CGI) et dispensées de facturation sortent du périmètre, par exemple les soins des professions de santé réglementées. Et une PME peut émettre volontairement dès 2026 pour tester ses outils, sans qu'un client puisse lui imposer l'émission électronique au titre de la réforme avant son échéance légale (des accords contractuels peuvent organiser des échanges dématérialisés, et la facturation au secteur public garde ses propres règles).

Résultat attendu : un tableau par SIREN avec sa taille, ses dates d'émission et de e-reporting, et la Plateforme Agréée de réception retenue, ou la mention « à choisir ».

Étape 2 : comprendre le nouveau circuit avant de toucher au logiciel

But : savoir qui fait quoi entre votre logiciel, les plateformes et l'administration, pour ne pas demander à l'ERP un travail qui revient à la plateforme.

Le parcours d'une facture devient le suivant. Votre logiciel produit la facture et la dépose sur votre Plateforme Agréée d'émission, qui la contrôle. Celle-ci consulte l'annuaire tenu par l'administration pour trouver la plateforme de réception de votre client, puis la lui transmet. La plateforme de réception met la facture à disposition du client, qui l'intègre dans son propre circuit. En parallèle, votre plateforme extrait les données utiles à l'administration et les envoie au concentrateur public, qui les transmet à la DGFiP. Une plateforme peut aussi convertir la facture dans un format qui convient au client.

Point souvent mal compris : à la suite d'une annonce de l'État du 15 octobre 2024, le portail public de facturation a été recentré sur l'annuaire et le concentrateur. Il n'existe donc pas de plateforme gratuite de l'État pour émettre ou recevoir les factures entre entreprises, et les factures elles-mêmes ne sont pas centralisées par la DGFiP : elles circulent entre plateformes. Le dossier des spécifications externes de la DGFiP (version 3.2 du 30 avril 2026) décrit cette architecture.

Deux règles cadrent le choix des intermédiaires. Une Plateforme Agréée est un opérateur immatriculé par la DGFiP pour trois ans renouvelables. Un outil qui se présente comme « solution compatible » sans immatriculation peut rester dans votre chaîne, mais la page officielle sur les plateformes agréées précise qu'il ne peut ni transmettre les factures aux plateformes de vos clients, ni recevoir pour votre compte, ni transmettre les données à l'administration. Enfin, la facturation au secteur public garde sa propre voie : Chorus Pro reste la plateforme de référence pour les clients publics.

Résultat attendu : un schéma partagé entre la direction financière et la DSI, sur lequel chacun situe le logiciel émetteur, la plateforme, l'annuaire et le concentrateur.

Étape 3 : ce que votre ERP doit savoir produire et recevoir

But : établir la liste des capacités attendues du logiciel, en langage métier, pour mesurer l'écart avec ce qu'il sait faire aujourd'hui.

Côté formats, les plateformes partagent un socle de trois formats : CII et UBL, deux formats de données structurées (XML), et Factur-X, un format mixte qui embarque le fichier de données dans un PDF lisible par un humain. L'arrêté du 27 juillet 2026 retient pour CII et UBL les profils EN16931 (la norme sémantique européenne) et EXTENDED-CTC-FR (son extension française), et la norme XP Z12-012 de l'AFNOR (Association française de normalisation) fixe les formats et profils des messages. Pour Factur-X, le FNFE-MPE, forum français de la facture électronique, a publié la version 1.09.2 le 4 août 2026. Votre logiciel n'a pas besoin de tout produire : il lui faut sortir au moins un format que votre plateforme accepte, ou des données qu'elle sait convertir.

Côté contenu, une facture électronique comporte 34 données transmises en format structuré. Les mentions obligatoires actuelles ne changent pas, et quatre s'y ajoutent selon la page « J'approfondis mes connaissances sur la réforme » : le SIREN du client, la catégorie de l'opération (vente, prestation de services, ou vente et prestation distinctes), l'option pour le paiement de la TVA sur les débits le cas échéant, et l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse du client.

Côté suivi, chaque facture vit désormais avec des statuts de cycle de vie échangés entre plateformes. Quatre sont obligatoires : Déposée (la plateforme d'émission atteste que la facture est contrôlée et conforme), Rejetée (un contrôle de plateforme a détecté une anomalie), Refusée (le client refuse la facture dans son intégralité) et Encaissée (le fournisseur déclare avoir perçu le paiement, pour les prestations concernées). Les autres, comme « Mise à disposition », « Approuvée » ou « En litige », sont facultatifs. Côté achats enfin, les factures reçues arrivent par la plateforme et doivent rejoindre votre circuit de validation et de comptabilisation.

Capacité attendue	Ce qu'il faut vérifier avec l'éditeur ou le prestataire
Produire une facture structurée	Quel format sort le logiciel (CII, UBL, Factur-X ou export à convertir) et quel profil ?
Porter les 4 nouvelles mentions	Les champs existent-ils dans les fiches clients et les paramètres de facturation ?
Échanger avec une plateforme	Connecteur natif, API ou dépôt de fichiers ? Qui maintient le lien ?
Recevoir et traiter les statuts	Le logiciel affiche-t-il Déposée, Rejetée, Refusée ? Sait-il produire Encaissée ?
Intégrer les factures fournisseurs	Les factures reçues entrent-elles directement dans le circuit de validation ?
Alimenter le e-reporting	Les ventes aux particuliers, l'international et les encaissements sont-ils extraits ?

Résultat attendu : une grille d'écarts par logiciel émetteur, remplie avec l'éditeur ou le prestataire, qui servira de base au choix de la voie de raccordement.

Étape 4 : inventorier ses flux de facturation

But : obtenir la cartographie complète de ce qui sort et de ce qui entre, car c'est elle qui détermine le choix de plateforme et le chiffrage.

Pour chaque flux sortant et entrant, notez le logiciel qui le produit ou le reçoit, l'entité concernée, le volume mensuel, le type de client (entreprise en France, particulier, entreprise étrangère, acheteur public) et les documents en jeu : factures, avoirs, acomptes, factures récapitulatives, autofacturation. Cet inventaire peut révéler des flux oubliés, comme une application de devis qui facture quelques clients en direct ou un tableur qui sert aux refacturations entre filiales (remplacer un fichier Excel par une application web devient alors un sujet à part entière).

Classez ensuite chaque flux selon le dispositif qui le couvre. Une vente soumise à la TVA en France entre deux entreprises assujetties établies en France passe par une facture électronique. Une vente à un particulier, ou un achat ou une vente avec une entreprise établie à l'étranger (hors importations de biens), relève du e-reporting de transaction. Les encaissements de prestations de services relèvent du e-reporting de paiement, sauf opérations autoliquidées et option pour la TVA sur les débits. Les factures aux acheteurs publics relèvent de Chorus Pro, plateforme de référence pour le secteur public. La fréquence du e-reporting dépend du régime de TVA : selon la FAQ de la DGFiP, par exemple trois fois par mois pour les données de transaction au réel normal mensuel, tous les deux mois en franchise en base.

Cette cartographie est le cœur d'une démarche d'audit et d'étude de cadrage : sans elle, impossible de comparer sérieusement les plateformes ni de chiffrer l'intégration.

Résultat attendu : un tableau des flux, chacun rattaché à un logiciel, une entité, un volume et un dispositif (facture électronique, e-reporting, Chorus Pro).

Étape 5 : fiabiliser les données de base

But : supprimer, avant la bascule, les causes de rejet les plus prévisibles. Les plateformes contrôlent notamment la présence des informations obligatoires, la validité des identifiants, la cohérence entre montants hors taxes, taux et TVA, les doublons et l'adressage du destinataire.

Concrètement, vérifiez que chaque client professionnel porte un SIREN exact : l'annuaire adresse les factures au SIREN, et à une maille plus fine (SIRET, SIRET avec code de routage, suffixe) seulement si le client l'a déclarée, auquel cas il faut reprendre l'adresse de facturation qu'il vous communique. Nettoyez les adresses, notamment les adresses de livraison. Paramétrez la catégorie d'opération sur les articles ou les contrats, et l'option TVA sur les débits pour les entités concernées. Contrôlez la numérotation : le guide pratique de démarrage de la DGFiP (juillet 2026) rappelle qu'une facture émise à nouveau après un refus doit porter un nouveau numéro, la réutilisation d'un numéro exposant à un rejet.

Ce chantier paraît ingrat, mais il conditionne la trésorerie : une facture rejetée n'est pas mise à disposition du client, et son paiement risque d'attendre la correction, sauf à transmettre un double par un autre canal pour assurer la continuité. Le guide de la DGFiP le formule ainsi : un rejet est un incident à corriger, pas une raison de suspendre durablement la facturation.

Résultat attendu : un fichier clients dédoublonné, des SIREN contrôlés, une catégorie d'opération sur chaque ligne facturable et une numérotation unique, chronologique et continue par entité, en séries distinctes si l'activité le justifie.

Étape 6 : choisir la voie de raccordement adaptée à votre logiciel

But : retenir la façon de relier votre logiciel à la Plateforme Agréée. Il n'existe pas de bonne voie dans l'absolu : chacune convient à une situation. La grille ci-dessous est une aide à la décision, pas une doctrine de l'administration.

1. Le module natif de l'éditeur

Les éditeurs d'ERP peuvent proposer un module intégré ou un partenariat avec une Plateforme Agréée. C'est la voie la plus directe si votre ERP est dans une version supportée par l'éditeur. Le travail porte alors sur une éventuelle montée de version, le paramétrage des nouvelles mentions et la recette. Le point d'attention : un ERP ancien ou très personnalisé peut exiger une montée de version qui dépasse largement le sujet de la facturation : c'est le terrain de la reprise et modernisation d'une application existante.

2. Le connecteur ou l'API d'une plateforme

Pour un logiciel métier ou une application développée en interne, la voie naturelle consiste à brancher le logiciel sur l'interface de la plateforme. La norme AFNOR XP Z12-013 définit des API normalisées pour relier les systèmes d'information des entreprises aux plateformes agréées : un connecteur qui s'appuie sur ces API facilite en principe un changement de plateforme ultérieur. Il faut prévoir un développement d'intégration : envoi des factures, récupération des statuts, réception des factures fournisseurs.

3. L'opérateur de dématérialisation

Un opérateur de dématérialisation reçoit vos fichiers dans leur format actuel, les convertit et gère les échanges. Cette voie convient aux gros volumes, aux groupes multi-entités et aux logiciels qui ne savent produire qu'un export. Vérifiez qu'il est lui-même Plateforme Agréée, ou adossé à une Plateforme Agréée qu'il nomme explicitement.

4. L'intégration sur mesure

Quand la facturation repose sur plusieurs logiciels internes, des flux atypiques ou un rapprochement fin entre factures fournisseurs et commandes, une intégration sur mesure peut orchestrer l'ensemble : collecte des factures dans les différents outils, envoi à la plateforme, retour des statuts dans chaque logiciel. Elle demande un cadrage, des tests et une maintenance dans la durée, car les spécifications et les formats évoluent, comme en témoignent les versions successives des spécifications externes.

Situation	Voie souvent la plus adaptée
ERP du marché en version supportée, peu personnalisé	Module natif de l'éditeur
Logiciel métier ou application maison maîtrisée	Connecteur ou API d'une plateforme
Gros volumes, nombreuses entités, exports peu structurés	Opérateur de dématérialisation
Plusieurs logiciels émetteurs, flux atypiques, achats complexes	Intégration sur mesure

Quatre critères départagent les cas limites : l'état du logiciel (version, personnalisation, éditeur actif ou non), les volumes, le nombre d'entités et les compétences internes disponibles pour maintenir un connecteur.

Résultat attendu : une voie retenue par logiciel émetteur, avec ses prérequis (montée de version, développement, contrat d'opérateur).

Étape 7 : choisir sa Plateforme Agréée

But : sélectionner la plateforme sur des critères vérifiables, et non sur la seule proposition qui arrive en premier.

Partez de la liste officielle des plateformes agréées. Elle distingue deux catégories : les opérateurs qui remplissent toutes les conditions, tests d'interopérabilité compris, et ceux qui ont déposé un dossier complet mais attendent leur immatriculation définitive, accordée seulement après la réussite de ces tests en conditions réelles. La FAQ de la DGFiP fait état de 150 plateformes agréées au 1er août 2026 ; la liste officielle, mise à jour en continu, donne le décompte du moment.

Comparez ensuite les candidates sur des critères neutres : formats acceptés et capacité de conversion, prise en charge des API normalisées, statuts gérés au-delà des quatre obligatoires, traitement du e-reporting et des données de paiement, gestion de plusieurs SIREN sous un même contrat, conditions de réversibilité (récupération des données, changement de plateforme). Sur la sécurité, la FAQ rappelle les exigences imposées aux plateformes : certification ISO 27001 sur l'activité de facturation électronique, offre qualifiée SecNumCloud lorsqu'un service d'informatique en nuage externalisé est utilisé dans les conditions prévues par la réglementation, et localisation des données dans l'Union européenne.

Gardez aussi en tête qu'un fournisseur ne peut pas vous imposer son format d'échange : vous choisissez votre plateforme de réception, qui peut être différente de celle de vos fournisseurs.

Résultat attendu : une plateforme retenue, ou deux finalistes, sur la base d'une grille de critères écrite et datée, qui servira aussi de preuve de démarche.

Étape 8 : intégrer, tester, basculer par lots

But : mettre en production sans rupture de facturation. Le guide pratique de la DGFiP est explicite : une entreprise soumise à l'émission ne doit pas attendre que tout son périmètre soit prêt. Elle bascule les flux prêts, en priorisant les volumes les plus importants ou les plus sensibles, et organise un plan de traitement identifié pour les autres.

Avant chaque lot, faites passer un jeu de factures types par la plateforme : facture simple, avoir, acompte, facture multi-taux, client avec adresse de livraison différente. Vérifiez que chaque facture obtient le statut Déposée, que l'adressage via l'annuaire trouve bien le destinataire, que les données attendues remontent et que les statuts reviennent dans votre logiciel. Faites de même côté achats avec quelques fournisseurs volontaires.

Une fois un flux basculé, résistez au réflexe d'envoyer aussi le PDF par e-mail « par sécurité ». Le guide de la DGFiP recommande de s'appuyer sur les statuts pour juger si un envoi complémentaire est réellement nécessaire : un double se réserve aux situations où il sert la continuité du traitement, par exemple quand la facture n'a pas pu être transmise. Systématique, il oblige le client à rapprocher plusieurs documents et augmente le risque de double paiement.

Résultat attendu : un calendrier de bascule par lots, des procès-verbaux de recette par flux et une consigne claire aux équipes sur les envois par e-mail.

Étape 9 : traiter les statuts en retour, rejets et refus

But : organiser qui traite quoi quand une facture revient avec un statut défavorable, pour que l'incident ne bloque pas la trésorerie.

Une facture Rejetée a échoué à un contrôle de plateforme : format, donnée obligatoire absente ou incohérente, mauvaise identification d'une partie, problème de routage. Identifiez la cause, corrigez, puis transmettez à nouveau par le circuit électronique. Conservez la facture, le message de rejet, la cause et les démarches engagées.

Une facture Refusée l'est par l'acheteur. Ce refus doit être motivé et n'est possible que pour les motifs prévus par la norme : non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme de réception, facture mal adressée, non-respect de conditions contractuelles empêchant son traitement. Il ne sert pas à régler un simple litige commercial. Si le refus révèle une erreur, corrigez et, si nécessaire, émettez une nouvelle facture sous un nouveau numéro. Si le refus est fondé et que vous l'acceptez, traitez-en les conséquences dans vos propres systèmes, selon les cas : neutralisation par un avoir interne, remboursement ou régularisation dans une facture ultérieure. Si vous contestez le refus, ne créez ni nouvelle facture ni avoir automatiquement : le statut ne tranche pas le différend, il faut l'instruire avec le client et le documenter.

Le statut Encaissée concerne les prestations de services dont la TVA est exigible à l'encaissement : c'est vous, fournisseur, qui le transmettez une fois le paiement reçu. Dans tous les cas, la règle est la même : une réémission ou une régularisation ne doit créer ni double paiement, ni double comptabilisation, ni double déduction de TVA.

Résultat attendu : une procédure écrite par statut, avec un responsable (facturation, comptabilité clients, comptabilité fournisseurs) et un délai de traitement cible. Pour les factures reçues, on peut aussi automatiser le traitement des factures reçues (saisie, rapprochement, relance de validation).

Étape 10 : documenter sa trajectoire de mise en conformité

But : être capable de montrer, à tout moment, que l'entreprise avance. Le guide pratique de la DGFiP indique que pendant la phase de démarrage, il n'y aura pas d'application des sanctions aux entreprises en difficulté mais engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité. L'administration distinguera ces situations de l'inertie, de l'évitement ou du refus durable, et tiendra compte des difficultés réelles, documentées et suivies d'actions de correction. Elle précise que cette approche n'est ni un report ni une suspension de l'obligation.

Une simple déclaration d'intention ne suffit pas. Conservez des éléments concrets et datés : contrat avec la Plateforme Agréée, échanges avec l'éditeur ou le prestataire, calendrier de raccordement, flux déjà basculés et flux restants, tests réalisés, tickets et messages d'erreur, mesures transitoires, plan de régularisation, consignes données aux équipes.

Les sanctions existent pourtant, et la FAQ « J'approfondis » de la DGFiP en donne la mesure :

• 50 euros par facture non émise électroniquement, dans la limite de 15 000 euros par année civile, aucune amende n'étant due pour une première infraction commise sur l'année en cours et les trois années précédentes, à condition de la réparer spontanément ou dans les 30 jours suivant une première demande de l'administration (CGI, art. 1737) ;
• pour l'absence de plateforme de réception, une amende de 500 euros trois mois après une mise en demeure restée sans effet, portée à 1 000 euros après chaque nouvelle période de trois mois sans régularisation.

Le défaut de transmission des données de e-reporting relève, lui, d'un régime d'amende distinct, prévu à l'article 1788 D du CGI, comme le rappelle le guide pratique.

Résultat attendu : un dossier de conformité tenu à jour, par entité, que vous pouvez produire si l'administration vous sollicite.

Ce qui fait varier le coût et le délai

Aucun chiffre sérieux ne se donne sans inventaire, mais les facteurs qui pèsent sont connus : le nombre d'entités et de SIREN, le nombre de logiciels émetteurs, les volumes et la diversité des documents, l'état de l'ERP (version, personnalisation), la qualité des données clients, le mode d'échange retenu (API, dépôt de fichiers, EDI), la profondeur du traitement côté achats, le périmètre de e-reporting, les statuts gérés au-delà du minimum, et enfin la recette et la conduite du changement auprès des équipes.

Côté abonnement, la FAQ de la DGFiP indique qu'au 1er août 2026, plus d'une dizaine de plateformes proposaient des offres gratuites ou sans surcoût pour les besoins essentiels des plus petites structures. Cela renseigne sur le coût d'accès à une plateforme, pas sur celui d'un projet de raccordement d'ERP, qui dépend des facteurs ci-dessus.

Vérification : votre raccordement est-il prêt ?

Avant de considérer le chantier comme bouclé, passez cette liste en revue avec la direction financière et la DSI :

• chaque SIREN dispose d'une Plateforme Agréée de réception opérationnelle et les factures reçues entrent dans le circuit de validation ;
• les flux d'émission obligatoires sont basculés ; ceux encore en stabilisation, non opérationnels à ce stade, suivent un plan de traitement daté ;
• les statuts Déposée, Rejetée, Refusée et Encaissée sont reçus ou produits, avec une procédure et un responsable pour chacun ;
• les données de e-reporting (particuliers, international, encaissements) sont extraites et transmises au bon rythme ;
• les preuves de trajectoire sont centralisées et à jour.