Vos relances dépendent de qui y pense
Le lundi matin, l'assistante administrative ouvre le fichier Excel des relances, filtre les factures échues, puis recopie un modèle dans Outlook, client par client. Elle colle le numéro de facture, corrige la date, joint le PDF. À la douzième ligne, le téléphone sonne et le fichier reste ouvert jusqu'au lendemain.
Le reste suit la même logique. Le rappel pour un document manquant part si le gestionnaire du dossier s'en souvient. La confirmation d'expédition part parfois deux fois, parce que le service client et l'ADV ont eu la même bonne idée. La demande d'avis après intervention ne part jamais, faute de temps.
Résultat : personne ne sait avec certitude qui a été relancé, ni quand. Un client mécontent affirme n'avoir rien reçu, et il faut fouiller trois boîtes mail pour lui répondre. Pendant ce temps, l'encours client s'allonge non pas parce que les clients refusent de payer, mais parce que personne ne leur a redemandé.
