FFME : Une refonte d'infrastructure qui a permis d'absorber +30 000 nouveaux licenciés en 3 ans.

Contexte & résultats

La FFME (Fédération Française de la Montagne et de l'Escalade) nous a confié la refonte complète de son système d'information. Nous avons conçu MyFFME, une plateforme unifiée qui simplifie le quotidien des clubs, fiabilise les données et offre une expérience fluide aux licenciés. Cette transformation digitale permet aujourd'hui à la fédération de piloter ses activités en temps réel et de connecter facilement de nouveaux projets.

Refonte du système actuel tout en garantissant la continuité du service

La FFME nous a confié un défi majeur : moderniser son système sans interrompre le service.

Nous avons assuré la continuité des outils tout en posant les bases d'une plateforme moderne, fiable et évolutive, offrant de nouvelles fonctionnalités en continu.

• Administration centralisée Importation en masse, détection des doublons et vérifications automatiques.
• Gestion financière exhaustive Tableau de bord dédié, interface de gestion intégrale, intégration native avec HelloAsso.
• Création de documents Génération de PDF à partir de modèles administrables, connexion OAuth pour l'authentification.

Administration des clubs & structures territoriales

L'interface centralise adhésions, import/export de données et suivi du club, avec tous les outils accessibles via des raccourcis. Chaque structure dispose d'un espace dédié pour :

• Gérer ses licenciés Saisie en masse, import CSV intelligent avec détection de doublons
• Suivre ses finances Interface dédiée pour le suivi des flux financiers
• Gérer les formations Interface dédiée pour la gestion des formations
• Accéder aux documents Extraction des informations pour traitement externe
• Centraliser ses échanges Dans un endroit unique

Bénéfice : autonomie renforcée et diminution des sollicitations au niveau fédéral.

Gestion moderne des licences et adhésions

Chaque licencié dispose d'un espace personnel intuitif pour gérer :

• ses informations,
• ses documents,
• son certificat médical,
• ses renouvellements.

Bénéfice : réduction des erreurs, automatisation du suivi et meilleure qualité de données.

Gestion automatisée des flux financiers

Pour simplifier et sécuriser la gestion financière des structures affiliées, myFFME intègre la solution de paiement Lemonway au cœur de son écosystème. Ce module fournit un portefeuille électronique sécurisé, garantissant fiabilité et traçabilité complètes de toutes les opérations.

• P2P Virements inter-comptes
• Money-in Reversements automatiques
• Suivi comptable Retraits et transferts sortants
• Transparence Entre clubs, comités et Fédération
• Pistes d'audit complètes

Bénéfice : simplification comptable et réduction drastique des manipulations manuelles.

Un espace personnel complet pour chaque pratiquant

Afin de centraliser et d'optimiser la gestion des profils, nous avons développé l'espace licencié myFFME. Ce portail fournit à chaque membre une interface dédiée pour l'administration de l'ensemble de ses données et de son parcours sportif.

La solution a été architecturée pour centraliser plusieurs modules clés :

• Gestion des informations personnelles (coordonnées).
• Suivi des documents (certificats médicaux).
• Administration des activités et des autorisations associées.

Centre de formation fédéral entièrement digitalisé

La plateforme myFFME digitalise la gestion des formations fédérales. Chaque session dispose d'un espace dédié avec les informations pratiques, les prérequis à valider et la liste des participants. L'interface présente les objectifs pédagogiques ainsi que les modalités de suivi.

Le système facilite l'organisation : convocations envoyées en amont, contrôle des présences via émargement, analyse des besoins territoriaux pour adapter l'offre de formation. Avec un prix transparent, des dates définies et un nombre de places limité, la digitalisation rend la formation plus accessible et mieux organisée.

Paiement en ligne simplifié avec HelloAsso

L'intégration HelloAsso dans myFFME connecte directement la plateforme de paiement associative au système de gestion des licences. L'interface affiche la liste complète des adhérents avec leurs numéros de licence uniques et les types d'adhésion (adulte, jeune, famille). Les filtres permettent de rechercher par nom, type de licence ou mode d'import.

Le système distingue automatiquement les différentes catégories de licences et leur statut assurant. L'export des données en un clic facilite le suivi comptable et les rapports. Cette intégration simplifie considérablement le processus d'adhésion pour les clubs tout en offrant une traçabilité complète des inscriptions pour la saison en cours.

Un intranet collaboratif pour 1000+ structures

Pour faciliter le travail des clubs et comités, nous avons conçu un espace de travail numérique au cœur de myFFME. La plateforme centralise tous les documents importants (contrats, guides, procédures) et les organise dans des sections thématiques claires : Administration, Finances, etc.

Afin que chacun puisse trouver l'information rapidement, nous avons intégré un moteur de recherche puissant et un système de classement simple par mots-clés et tags colorés. La solution permet également aux structures d'ajouter et de gérer leurs propres documents, grâce à des fonctionnalités collaboratives avancées.

Gouvernance transparente et accessible

L'organigramme digital myFFME structure la gouvernance de chaque club avec clarté. Président, vice-président, secrétaires, trésoriers : chaque membre du bureau dispose d'un profil complet avec photo, fonction et coordonnées. Les adhérents identifient instantanément leurs interlocuteurs tandis que les responsables peuvent déléguer des droits d'accès selon les responsabilités.

La plateforme facilite les transitions lors des assemblées générales : ajout rapide de nouveaux élus, archivage automatique des anciens mandats, historique des affiliations conservé. Cette transparence organisationnelle renforce la confiance des 125 000 licenciés envers leurs structures et fluidifie la communication entre les différents niveaux de gouvernance du club local au comité départemental jusqu'à la fédération nationale.

Une gestion de projet optimale

Le succès repose aussi sur l'accompagnement :

• chef de projet technique dédié,
• ateliers de cadrage et co-conception,
• priorisation continue,
• documentation complète,
• phases de recette structurées,
• collaboration étroite avec les équipes FFME.

Bénéfice : un projet maîtrisé, transparent et évolutif.

Architecture moderne & migration sans rupture

Nous avons assuré une migration progressive, sécurisée et maîtrisée sur AWS :

• refonte par modules,
• migration de données par étapes,
• cohabitation temporaire avec l'ancien système,
• montée en charge continue,
• supervision de l'infrastructure et optimisation de la performance.

Bénéfice : passage à la nouvelle plateforme sans interruption de service pour 1 000 clubs et 125 000 licenciés.

Dev Ops

• Reprise et optimisation globale de toute l'infrastructure AWS de la FFME.
• Déploiement automatisé (CI/CD) sur des serveurs performants (Optimisation des ressources/scalabilité, gestion par environnements du développement à la phase de recettage, intégration continue.
• Maintenance préventive, corrective, évolutive
• Hébergement d'applications, sécurité et mises à jour des composants dont nous entretenons la plateforme