Groupe Mallet : faciliter la gestion des factures d'un groupe spécialisé en génie électrique et aménagement intérieur.

Contexte & résultats

Groupe Mallet est un acteur important dans son secteur, gérant quotidiennement un volume significatif de transactions. Pour optimiser et fiabiliser ses processus de facturation, l'entreprise avait besoin d'une solution digitale permettant de centraliser, suivre et gérer efficacement l'ensemble de ses factures clients et fournisseurs.

• −45 % de réduction du temps de traitement
• −90 % de diminution des erreurs de saisie
• +20 % d'accélération des délais de paiement
• 100 % de conformité et traçabilité

Une interface claire et connectée pour gérer les flux de facturation

Nous avons conçu une interface sur-mesure à destination des équipes administratives et financières du Groupe Mallet. Pensée pour s'intégrer naturellement aux processus comptables existants, l'application permet une gestion claire, centralisée et organisée des informations de facturation. L'outil est directement connecté à l'API Pennylane, ce qui permet de synchroniser automatiquement les données comptables sans ressaisie manuelle.

Processus fluide avec statuts et relances automatisées

Chaque facture évolue selon des statuts internes qui reflètent son avancement : de sa création à l'accord de paiement, jusqu'à l'encaissement. Sur chaque facture, les utilisateurs peuvent ajouter des notes, consigner un appel, ou envoyer manuellement une relance par e-mail. Dès qu'une date d'accord est enregistrée, un système de relance automatisée prend le relais : des emails sont envoyés à différents intervalles, jusqu'au paiement.

Responsables d'affaires : une gestion alignée sur l'organisation interne

Chaque client est associé à un ou plusieurs responsables d'affaires, eux-mêmes rattachés à un responsable d'agence. Cette structure reflète l'organisation réelle du Groupe Mallet et permet une attribution claire des responsabilités. L'outil facilite la collaboration entre les différents niveaux hiérarchiques, tout en assurant une meilleure visibilité sur les dossiers suivis et les encours clients.

Tableaux de bord adaptés à chaque profil utilisateur

L'application embarque un dashboard dynamique qui s'adapte selon les rôles : les responsables d'affaires disposent d'une vue dédiée à leurs clients, tandis que les équipes dirigeantes accèdent à une vision stratégique globale. Les listes de factures sont filtrables selon divers critères (statut, client, période, responsable), puis exportables en PDF en un clic grâce à l'intégration de Gotenberg.