Agence IA & développement web sur mesure
Les documents partent en pièce jointe, les accès se donnent au cas par cas, et personne ne sait quelle version circule chez le client. Chez Koul, on développe l'intranet ou l'extranet qui rassemble ces échanges : un espace par profil, des droits explicites, des documents produits à la demande.
Les procédures vivent dans un serveur partagé que plus personne n'ose ranger, les chiffres circulent par Excel en pièce jointe, et vos partenaires attendent qu'on leur renvoie le bon document par mail. Chez Koul, on développe un intranet pour vos équipes ou un extranet pour vos partenaires, sur mesure, branché sur vos outils existants et avec des droits d'accès fins.
Dans votre application, presque tout le monde est administrateur parce que c'était plus simple au démarrage. Chez Koul, on met en place un modèle de droits aligné sur vos métiers réels : des rôles clairs, un périmètre par agence ou par entité, un contrôle appliqué côté serveur et un journal des accès que vous pouvez sortir le jour d'un audit.
Chaque mois, les mêmes fichiers arrivent : tarifs fournisseurs, relevés, inventaires, et chaque mois l'import plante quelque part sans dire pourquoi. Chez Koul, on industrialise ce chargement : correspondance des colonnes par source, contrôles avant validation, rapport ligne par ligne et possibilité d'annuler un import raté.
Chaque fiche de sécurité, permis feu, contrat ou attestation part d'un modèle Word recopié à la main, avec les erreurs de version et les champs oubliés qui vont avec. Chez Koul, on branche la génération automatique de vos documents (PDF, Word, Excel) sur les données déjà saisies dans vos outils, avec des modèles maîtrisés et une trace de chaque édition.
Un client réclame son dernier rapport. Quelqu'un fouille le serveur, retrouve deux fichiers au nom voisin et envoie celui qui semble le bon. Le lendemain, une correction repart par retour de mail. Trois jours plus tard, plus personne ne sait laquelle des deux versions le client a réellement conservée.
Multipliez par le nombre de clients et par le volume d'échanges de chaque mois. Les boîtes mail deviennent l'archive officielle de l'entreprise, une archive que l'on ne peut ni chercher, ni auditer, ni transmettre le jour où l'équipe évolue. La connaissance reste enfermée dans des fils de discussion privés.
Pour partager un espace avec un client, on crée un dossier sur un service en ligne, on envoie un lien, parfois le mot de passe dans le même message. Chaque nouveau compte allonge une liste que personne ne tient vraiment à jour. Les accès accordés pour un projet terminé il y a deux ans fonctionnent souvent encore.
Le jour où un client demande qui a consulté ses données, ou quand un appel d'offres exige une politique d'accès écrite, la réponse manque. Ce n'est pas un détail d'informaticien : c'est un critère de sélection chez les grands comptes, et un point que votre assureur comme votre direction des systèmes d'information regarderont de près.
Le reporting mensuel se compose à la main : on récupère des chiffres dans un outil, on les colle dans un modèle, on exporte en PDF, on envoie. Deux jours de travail chaque mois, refaits à l'identique, avec une erreur possible à chaque collage et rien pour la signaler avant que le destinataire ne la voie.
Dans l'autre sens, quand un partenaire livre ses données en CSV, quelqu'un ouvre le fichier, redresse les formats, contrôle les lignes, importe. Le travail est ingrat, il tombe toujours sur les mêmes personnes, et il occupe des journées entières qui auraient bien plus de valeur ailleurs, au contact des clients par exemple.
On commence par le tableau qui manque presque toujours : quels profils existent (interne, client, partenaire, fournisseur), et ce que chacun peut voir, créer, modifier ou exporter. Ce document se valide avec la direction avant la première ligne de code, parce qu'il commande toute l'architecture du portail et la réponse que vous donnerez le jour d'un audit.
Un salarié et un client n'utilisent pas le même espace. On maquette les deux séparément : ce que l'équipe interne veut retrouver en trois clics, ce que le client doit pouvoir faire seul sans appeler personne. Les écrans se valident avant développement, ce qui évite de découvrir un malentendu de navigation au moment de la recette.
Viennent l'authentification, la gestion fine des permissions, l'espace documentaire et la génération automatique des PDF, CSV ou XLSX à partir de vos données. On branche aussi les imports en masse pour arrêter les ressaisies. Chaque brique arrive testée, et vous la manipulez sur un environnement de recette avec vos propres fichiers avant toute ouverture.
L'ouverture se fait par groupes : l'équipe interne d'abord, puis un premier cercle de clients pilotes, puis le reste. Les retours des pilotes se traitent avant l'ouverture générale, ce qui évite la vague d'appels au support le jour du lancement. On aide à préparer la communication et on garde un canal de remontée pendant les premières semaines.
On commence par le tableau qui manque presque toujours : quels profils existent (interne, client, partenaire, fournisseur), et ce que chacun peut voir, créer, modifier ou exporter. Ce document se valide avec la direction avant la première ligne de code, parce qu'il commande toute l'architecture du portail et la réponse que vous donnerez le jour d'un audit.
Un salarié et un client n'utilisent pas le même espace. On maquette les deux séparément : ce que l'équipe interne veut retrouver en trois clics, ce que le client doit pouvoir faire seul sans appeler personne. Les écrans se valident avant développement, ce qui évite de découvrir un malentendu de navigation au moment de la recette.
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30 minutes avec un ingénieur senior pour arbitrer vos choix techniques, sans engagement commercial.
Réponse sous 24h, sans engagement.
Des secteurs, des tailles et des technologies différents. Ce qui ne change pas, c'est la façon de les mener.
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