Agence IA & développement web sur mesure
Les documents partent en pièce jointe, les accès se donnent au cas par cas, et personne ne sait quelle version circule chez le client. Chez Koul, on développe l'intranet ou l'extranet qui rassemble ces échanges : un espace par profil, des droits explicites, des documents produits à la demande.
Les procédures vivent dans un serveur partagé que plus personne n'ose ranger, les chiffres circulent par Excel en pièce jointe, et vos partenaires attendent qu'on leur renvoie le bon document par mail. Chez Koul, on développe un intranet pour vos équipes ou un extranet pour vos partenaires, sur mesure, branché sur vos outils existants et avec des droits d'accès fins.
Dans votre application, presque tout le monde est administrateur parce que c'était plus simple au démarrage. Chez Koul, on met en place un modèle de droits aligné sur vos métiers réels : des rôles clairs, un périmètre par agence ou par entité, un contrôle appliqué côté serveur et un journal des accès que vous pouvez sortir le jour d'un audit.
Chaque mois, les mêmes fichiers arrivent : tarifs fournisseurs, relevés, inventaires, et chaque mois l'import plante quelque part sans dire pourquoi. Chez Koul, on industrialise ce chargement : correspondance des colonnes par source, contrôles avant validation, rapport ligne par ligne et possibilité d'annuler un import raté.
Chaque fiche de sécurité, permis feu, contrat ou attestation part d'un modèle Word recopié à la main, avec les erreurs de version et les champs oubliés qui vont avec. Chez Koul, on branche la génération automatique de vos documents (PDF, Word, Excel) sur les données déjà saisies dans vos outils, avec des modèles maîtrisés et une trace de chaque édition.
Les procédures circulent en pièce jointe, la dernière version se devine à la date du mail, et le nouvel arrivant reconstitue le puzzle en interrogeant ses collègues.
On construit l'espace qui centralise ces contenus, avec une version qui fait foi, un classement calé sur votre organisation et une recherche qui trouve réellement.
La question « c'est bien la bonne version ? » disparaît, et avec elle le temps passé à la poser.
Ouvrir un accès à un client relève du bricolage : un compte créé à la va-vite, des droits approximatifs, et personne ne sait vraiment qui voit quoi six mois plus tard.
On pose des profils calés sur votre organisation réelle, avec un périmètre par service, par agence ou par client, vérifié côté serveur à chaque consultation.
Les accès se retirent en un clic à la fin d'une relation, et le journal dit qui a consulté quoi.
Un extranet qui vit à côté de vos logiciels oblige quelqu'un à y recopier les commandes, les documents ou les statuts. C'est le meilleur moyen de le voir se vider en six mois.
On le raccorde à votre ERP, votre gestion commerciale ou votre GED, par API ou par échanges contrôlés, pour que l'information s'y affiche sans double saisie.
Le portail devient une fenêtre sur vos données plutôt qu'un deuxième endroit à tenir à jour.
Une partie de vos utilisateurs n'a pas d'ordinateur. Un intranet pensé pour un écran de bureau ne les atteint jamais, et l'information continue de passer par le chef d'équipe.
Les écrans sont conçus pour être lisibles et utilisables sur téléphone, y compris pour les gestes les plus fréquents : consulter un document, valider une demande, déclarer une information.
L'outil atteint enfin ceux qui ne sont pas devant un bureau, ce qui est souvent la moitié de l'effectif.
On commence par le tableau qui manque presque toujours : quels profils existent (interne, client, partenaire, fournisseur), et ce que chacun peut voir, créer, modifier ou exporter. Ce document se valide avec la direction avant la première ligne de code, parce qu'il commande toute l'architecture du portail et la réponse que vous donnerez le jour d'un audit.
Un salarié et un client n'utilisent pas le même espace. On maquette les deux séparément : ce que l'équipe interne veut retrouver en trois clics, ce que le client doit pouvoir faire seul sans appeler personne. Les écrans se valident avant développement, ce qui évite de découvrir un malentendu de navigation au moment de la recette.
Viennent l'authentification, la gestion fine des permissions, l'espace documentaire et la génération automatique des PDF, CSV ou XLSX à partir de vos données. On branche aussi les imports en masse pour arrêter les ressaisies. Chaque brique arrive testée, et vous la manipulez sur un environnement de recette avec vos propres fichiers avant toute ouverture.
L'ouverture se fait par groupes : l'équipe interne d'abord, puis un premier cercle de clients pilotes, puis le reste. Les retours des pilotes se traitent avant l'ouverture générale, ce qui évite la vague d'appels au support le jour du lancement. On aide à préparer la communication et on garde un canal de remontée pendant les premières semaines.
On commence par le tableau qui manque presque toujours : quels profils existent (interne, client, partenaire, fournisseur), et ce que chacun peut voir, créer, modifier ou exporter. Ce document se valide avec la direction avant la première ligne de code, parce qu'il commande toute l'architecture du portail et la réponse que vous donnerez le jour d'un audit.
Un salarié et un client n'utilisent pas le même espace. On maquette les deux séparément : ce que l'équipe interne veut retrouver en trois clics, ce que le client doit pouvoir faire seul sans appeler personne. Les écrans se valident avant développement, ce qui évite de découvrir un malentendu de navigation au moment de la recette.
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